回覧板を早く回す方法と戻ってこない時の対処の秘訣とは?

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町内のお知らせや、公民館での講座の開催のお知らせ、

または来年度のごみ収集の日程のお知らせなど、

回覧板は地味に重要なお知らせが入っていたりします。

 

でも、なかなか回らずにアンケートの期日が過ぎてしまったり、

近くの小中学校の運動会や文化祭の日にちが過ぎてしまったりと、

早く回らない時がありますよね。

 

ワザと遅くしている人はいないと思いますが、

つい忙しいと読まずに何日か置いてしまう、

悪いなと思っても読むのを忘れたり、

回すのを忘れてしまうのではないでしょうか?

 

でも、回覧板を回す班長(組長)さんや、

自治会長さんには頭が痛い問題ですよね。

 

そこで今回は回覧板を早く回す方法と、

戻ってこない時の対処の秘訣をご紹介します。

回覧板を早く回す方法

 

大抵の人は、期日を守ろうという気持ちがありますよね。

実際に期日を守れるかは別の話になってしまいますが…。

 

表紙に期日を書いてしまうというのも一つの方法です。

 

たとえば「運動会のお知らせがありますので、○月○日までに回してください」

とか表紙に貼っておくと、早く回そうと思いますよね。

 

できたら印刷したものより手書きのほうが良いです。

 

無機質な印刷した文字より、人の手書きのほうがあたたかみを感じられ、

無意識に「約束を守らなくては」と思うのです。

 

表紙に何日にスタートしたかもあわせて書くと、

どこかでストップしていても、

次の人が自分の順番で何日も経過していると思い、

早く回そうとしてくれる可能性があります。

 

あと、多くの所が導入済みかもしれませんが、

確認した日にちを記入するという方法です。

 

正直に書いていると遅い人というのは、たいてい決まっているので、

来年度以降は順番を最後のほうにすることも可能です。

 

お宅の場所によっては難しいところもあるかもしれませんが、

一つの解決方法ですね。

 

これのデメリットとして、回すのが遅い家が嘘の日付を書いて、

次の人がまるで回すのを遅くしたように思われる細工をされる可能性もあります。

 

また、最初の人は1日で回したとか後の順番の人に見られるので、

良い気がしない人が出てくる可能性があります。

 

最近は共働きの家庭が多いと思うので、

早朝、夜にしかポストを確認できない、

もしくは在宅でないので、

直接回覧晩を受け取れないお宅もたくさんあるはずです。

 

回す件数を少なくしてしまうというのも一つの方法でしょう。

 

これは予算で板を何枚も買えないかもしれませんし、

責任者の人が何件も置きに回らないといけないですので、

仕事が非常に増えてしまいます。

 

かといって板が安いものだと、

「返さなくていいや」って思う人が出てくる可能性もありますので、

最終手段にした方が良いですね。

 

回覧板が返却されない時の対処の方法についても

別記事で詳しくご紹介してますので、

そちらも参考ににして下さいね!

回覧板が返却されない時の対処法!途中で紛失した場合はどうする?

 

回覧板が戻ってこないときの対処の秘訣とは!?

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どこかでストップしているのか、

それとも最後の人が戻すのを忘れているのか、

回覧板が戻ってこないときがあります。

 

そういう時は、

一軒一軒最後の人から尋ねるしかありません。

 

非常に面倒なことですけれど、

「戻ってこなければ催促がくる」と相手に思ってもらい、

早く戻そう、早く回そうと思わせる作戦です。

 

なかなか電話しても繋がらないとかあって、

非常に手間がかかります。

 

ですが、どこでも忘れ物が多い人や期日を守れない人はいるものですから、

責任者の仕事だと思ってがんばりましょう。

 

また、催促するときは、

あくまでも問い合わせという感じで話をしましょう。

 

「1ヶ月前に回し始めた回覧板がまだ戻ってこないのですが、

そちらには回ってきましたか?」とあくまで、

困ってるんです、助けてください…的なニュアンスで話をしたほうがいいでしょう。

 

たとえ犯人だとわかりきっていても、

あくまで問い合わせのスタンスのほうがスムーズです。

 

自分が悪いとわかっていても、

高圧的に言われると反感をもってしまいがちです。

 

後のご近所付き合いもあるので、

威圧的に話をするとトラブルの元になってしまう可能性があります。

 

地道な努力が必要ですが、

回覧板が回ってこないというご近所トラブルを防ぐためにも有効かもしれません。

 

また根回しではありませんが町内での集まりのときに、

名指しではなく、「なかなか回覧板が戻ってこないので困ってます」と周知すると、

だいたいの人は「ああ、早く回してあげようか」と思うはずです。

 

回覧板が返却されない場合や紛失が起こった場合の対処は、

別記事で詳しくご紹介してますので参考ににして下さいね!

回覧板が返却されない時の対処法!途中で紛失した場合はどうする?

 

まとめ

 

回覧板を早く回すために開始日や期限を表紙に記載し、

中をあけなくても、

どういったお知らせがあるのかわかりやすくしてあげましょう。

 

できたら印刷より手書きのほうが、

事務的な感じでなく、人の感情が出る感じがするので、

一部分だけでも手書きで書いてみてください。

 

戻ってこないときは都度都度問い合わせをし、

相手に催促がくるとプレッシャーを与えてしまうのも効果的です。

(ただし言うときはやんわりと)

 

昔と違い、平日の昼間に在宅しているご家庭は、

かなり割合として少なくなっていると思います。

 

高齢者のお宅でも、

デイサービス等で不在なんてこともあるはずです。

 

回覧板のあり方を考えないといけない時期に来ているのかもしれませんね。

 

若い世帯ばかりでしたら、

メーリングリストでお知らせとか可能かもしれませんが、

ネットに慣れていない高齢者の方もいたりしますので、

一概に廃止したらいいと言えない問題です。

 

役員の方の負担を減らしつつ、

回すほうも負担にならないような方法を

それぞれで考えないといけませんね。

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