町内会は設立や運営を地域住民の手で実施される自主団体で、住民相互の交流や共同の活動を通して自分たちの地域を住みやすくするための活動をする役割を持っています。
町内会は会社の組織同様に会計監査、班長などいくつかの役割があり、会長はそれらのまとめ役という役割です。
町内会長の仕事は定例会議への出席、イベントへの参加、役員会や総会の招集など様々な仕事があります。
町内会長の選び方は町内会によって様々ですが、町内会長を引き受けることになった場合はいくつかの注意点があります。
今回は町内会長を引き継ぐ際の挨拶文の注意点と起こりうるトラブルについて解説します。
町内会長の引き継ぎの挨拶文は?
町内会長になった場合、まず必要なことは就任の挨拶です。
一軒一軒挨拶してまわるのではなく、挨拶文を送付するのが一般的です。
ここでは町内会長の引き継ぎの挨拶文の例は紹介します。
挨拶文例
謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、私儀 この度○月×日をもって□□□□町会町会長に就任いたしました。
つきましては微力ではございますが、住みやすい町づくりを目指して邁進させていただく所存でございます。
引き続き、前任者同様にご指導、ご鞭撻のほど賜りますよう何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。
謹白
令和○年×月吉日
△△町会
町会長 ◎◎◎◎
町内には様々な世代の方が住んできるかと思いますので、あまりカジュアル過ぎる文面は避けた方がいいでしょう。
上記の文例を参考に挨拶文をご作成いただければと思います。
町内会会長の引き継ぎの注意点!
町内会長になった場合、会町のするべき仕事、様々な注意点を理解するために前任者から引き継ぎを受ける必要があります。
年間行事のスケジュールや会計処理、行政上の手続きなど事務的なことを把握することで、ある程度の流れをつかむことができます。
自治体によっては町内会についてのマニュアルを用意しているところもあり、引き継ぎについてもまとめられている場合があります。
このようなマニュアルがある場合は積極的に利用しましょう。
前任の町内会長からは手続き以外のこともしっかり聞いておきましょう。
すわなち、町内の要注意人物やその対応方など目に見えない注意点についてです。
これらの情報は書面での引き継ぎはできませんので、口頭で確認しておきましょう。
あらかじめ対策を知ることでスムーズな町会運営につながります。
前任者からの引き継ぎでは、事務手続き以外に目に見えない注意点を必ず引き継ぐようにしてください。
町内会長の引き継ぎで起こりうるトラブルは?
町内会長の引き継ぎでは住民の個人情報に触れる可能性もあります。
当然のことながら個人情報の取り扱いには十分注意しましょう。
うっかり口を滑らしてしまって、それが情報の持ち主に伝わるとトラブルにつながりかねないからです。
町内会は民間組織ですが、個人情報については勤務している会社と同じ姿勢をとりましょう。
町内会町を引き継ぐ際は、通帳や現金の取り扱いにも気をつけましょう。
町内会には町内会費を徴収した予算があり通帳で管理されています。
基本的に会計管理は会計担当の仕事になりますが、通帳は会長名義になります。
引き継ぎ時はそれぞれの役職も引き継ぎのタイミングなので、会計管理が漏れるリスクがあります。
引き継ぎ前後に町内会の通帳や現金に触れる機会がある場合は、必ず複数の目の前で取り扱うようにしてください。
後々のトラブルを避けるための最善の方法になります。
町内会長の引き継ぎのタイミングでは個人情報のお金の取り扱いに関して特に注意をしてください。
まとめ
ここまで町内会長になった場合の引き継ぎについて挨拶文、引き継ぎの内容、引き継ぎの際の注意点について紹介してきました。
引き継ぎ時の挨拶文では幅広い年代の方に向けて発信することを意識してフォーマルな内容を心がけてください。
前任者からの引き継ぎでは会長の仕事や各種事務手続き以外にも要注意人物など目に見えない内容も引き継ぐようにしてください。
引き継ぎのタイミングでは個人情報の取り扱いには注意が必要してください。
うっかり口を滑らすことで思わぬトラブルに巻き込まれる可能性があります。
また、引き継ぎ時は会計処理など各種手続きが混乱する可能性があります。
町内会の通帳や現金に触れる必要がある場合は必ず複数の目があるタイミングを選んでください。
引き継ぎを滞りなく終わらすことができれば、町内課長としての準備が整いますので順調なスタートを切ることができます。
