内定辞退のメールに返信がこない場合の対処法!電話連絡は必要?

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就職活動は受験と同様に複数の企業に応募するのが一般的です。

 

複数から内定を頂くと、

心苦しいけどお断わりしないといけませんよね。

 

今回は、内定辞退のメールを送ったのに、

返信が来ない場合の対処法についてご紹介します。

 

内定辞退のメールに返信がこない場合の対処法!

 

内定辞退のメールを送ったけど返事が来ないのは可能性として、

以下の3つが考えられます。

 

① 返事を忘れている

② メールが届いていない

③  辞退だから返事を無視されている。

 

その時すべき対応策としては、

ざっくりと2つ確認手段があると思います。

 

① 電話で確認する

まず、時間帯は始業直後、就業直前は避けます。

もちろん、お昼休みの時間帯も避けます。

 

だいたい、10時頃から11時、

午後なら14時から16時位が無難ではないでしょうか?

 

担当の方が電話口に出られたら、

辞退したいという意思と謝罪を述べます。

 

【電話連絡の例】

「私、内定通知を頂きました〇〇と申します。メールをお送りしました通り、

検討の結果、内定を辞退させていただきます。選考に際し貴重なお時間を、

割いていただいたのに申し訳ございません。」

 

実際に採用試験であなたの為に時間を使っているわけですから、

無駄にしてごめんなさいという謝意を述べましょう。

 

② メールの再送

メールを再送する時は、

メールの転送機能を使い過去の送信履歴から引っ張ってきます。

 

FWが付くので送信時間も表示される為、

過去に送ってきていると相手にもわかりやすいです。

 

その時は、そのまま転送ではなく一文を添えましょう。

 

【メールの再送の例】

人事部 ○○様(役職付きの場合は○○課長等の役職名でOK)

お世話になっております。○○大学の□と申します。

度々申し訳ございません、先日内定辞退のメールをお送りしておりますが、

届いておりますでしょうか?

お忙しい所、恐れ入りますがご確認ただければ幸いです。

念の為、〇日に送付しました内容を再度転送いたします。

 

※以下は前回送った文章を直さずに転送します。

 

もしかしたら忙しくて確認できていないのかな?

というニュアンスで送信しましょう。

 

あと、可能性として、

断りの内容だからわざわざ返事を返して来ないという事もあり得ます。

 

ただ、社会人として断りのメールで望んだ内容でないとしても、

中身を確認したら返事位欲しい所ですが意外と返事をくれないところはあります。

 

あと、もう一つ重要なのは宛先のメールアドレスを間違えていないか、

受信メールが迷惑フォルダに入っていないかも確認しましょう。

内定辞退は電話連絡は必要?

 

そもそも内定辞退という重要な返事は、

メールで送っていいものかどうかが迷いますね。

 

選考途中であれば採用担当者は忙しいので、

電話にかかっていられないのでメールの方が手を煩わせないので妥当かもしれません。

 

内定だと欠員が出たらすぐに他の人を採用しないといけないので、

すぐに連絡するのがマナーです。

 

以前は、せっかく採用してくれたのにお断わりをするので、

最初からメールでの内定辞退はふさわしくない、

直接自分の声で謝意を伝えた方がマナーという意見もありました。

 

しかし、最近ではメールではなく電話で内定辞退をした方がいい場合もありますが、

基本的に内定辞退を伝える手段としてメールのみでも問題ありません。

 

別記事に内定辞退の連絡方法については詳しくご紹介してますので、

ぜひそちらの記事も参考にして下さいね!

内定辞退はメールのみでも大丈夫?理由の伝え方や例文2選を紹介!

 

また、辞退はメールでと指定されているケースもあるので、

その時もメールで辞退の連絡をしても構いません。

 

電話でお断わりする場合は、何といっていいのか真っ白になってしまうと思うので、

あらかじめメモを用意しておくと伝えやすいですよ。

 

人事の人も引き留めてくるかもしれませんから、

セリフを用意しておかないと、考え直します…となってしまうかもしれません。

 

【電話での内定辞退の伝え方】

「この度は内定のご連絡を頂いて誠にありがとうございました。

大変身勝手で申し訳ございませんが、自分の適性を考慮し、

御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました」

 

もし辞退理由を聞かれたら具体的な会社名は伏せて、

「自分の適性と、キャリアを考慮してそちらの会社のご縁を感じ決断いたしました。」

でよいと思います。

 

もし、電話で不在であれば、折り返すと言われても、

こちらが申し出を断るので、こちらからかけ直すのがマナーです。

 

もし、相手がなかなか捕まらない時はメールで辞退の連絡でも大丈夫です。

 

ただしその際は、

「お電話をさせていただきましたがご多忙のようでしたので、メールにて失礼します」

と一文を入れれば、

相手方も電話してきた上でメールをくれたんだなと分かるので失礼にはならないです。

 

以前は直接出向いて断るのが普通だったのですが、近場ならともかく、

北海道から沖縄の会社へ応募していたら交通費が大変なことになってしまいますよね。

 

しかし、OBやOGの人を紹介してもらっていたり、

自分の大学からそこの会社へ長年、大量に採用してもらっている場合は、

直接出向いたり手書きの手紙で改めておわび状を出した方がいいでしょう。

 

もしかしたら、将来内定をお断わりした会社と、

取引等でお付き合いがあるかもしれませんからね。

 

まとめ

 

いかがでしたか?

 

もし辞退メールを送ったのに返事が来ない場合は、

まず電話で確認と改めて辞退のお詫びを述べる事です。

 

担当に繋がらない場合は、

メールで改めて再送するというのが一般的な流れです。

 

もし、内定を辞退する場合は、先方は早く他の人員をあたらないといけないので、

早めに教えた方が親切ですよ。

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