就活の書類が遅れる時のメールの書き方と例文!電話連絡も必要?

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大学生活のなかで大きな関門といえば就職活動(以下就活)。

社会に出るためのスタート地点でもあります。

 

1社だけ受ければいいというわけではなく、何十社、数百社と受ける人も多いです。

 

就活をしていると大学生活では勉強できなかった常識やマナーが学べますね。

同時に、失敗やトラブルもつきものです。

 

就活のなかで重要になってくるのが企業に送る書類。

 

書類には必ず期限がつきまといますが、時には忘れてしまっていたり遅れてしまうことも…。

 

今回は就活の書類が遅れてしまったときのメールの書き方や、例文などのお詫びの方法をご紹介します。

 

就活の提出書類が遅れる場合のメールの書き方と例文!

 

就活の際に企業に提出する書類は、「履歴書」「成績証明書」「健康診断証明書」「卒業見込証明書」といったものが基本になります。

 

常に用意しておければいいですが、特に履歴書は都度書いていかなければなりません。

 

受ける企業の数によっては膨大な数になりますね。

 

取得のし忘れや汚してしまった、ストックがなかった、一部入れ忘れたということも考えられます。

 

もしこういった書類の提出期限に遅れてしまう、または結果的に遅れてしまった場合は気付いた時点で、早めに企業に連絡を入れましょう。

 

また、卒業証明書がまだ用意できない場合もありますよね。

 

別記事では、その場合の対処法もご紹介してますので参考にして下さい!

成績証明書がまだ用意できない場合のメールの送り方!電話連絡も必要?

 

企業への提出書類が遅れてしまった際に送るメールで大切なことは「間に合わないことへのお詫び」「間に合わない理由」「提出日」を簡潔に伝えることです。

例文

【件名】

〇〇の遅れのお詫び

 

【本文】

〇〇株式会社〇〇部〇〇課〇〇様

〇月〇日の〇時から説明会に参加させていただいた、

〇〇大学〇〇学部〇〇科の〇〇と申します。

 

〇月〇日必着とされていた〇〇(書類)でございますが、

〇〇といった理由で郵送が遅れてしまい、到着が〇日に到着する見通しです。

私の不手際の遅れにより、

貴社に大変なご迷惑をおかけいたしましたことを心よりお詫び申し上げます。

今後は提出の遅れがないよう十分留意してまいります所存です。

よろしくお願い申し上げます。

 

〇〇大学〇〇部〇〇科

〇〇(名前)

〒000-0000
住所:
電話:
e-mail:

 

以上のような文章だとスマートかつ伝わりやすいですね。

 

大事なのは正直に理由を伝え、丁寧に謝罪をすること。

取り繕うことや言い訳はせずに謝罪することが大切です。

 

人事担当者は何百人もの就活生を見てきています。

嘘や言い訳はすぐに見抜いてしまうでしょう。

 

正直に接する姿勢が好印象となり、ピンチをチャンスに変わる場合もありますね。

 

また、提出書類を郵送する際は、手書きのお詫び状を同封するとなお良いです。

 

就活の提出書類が遅れる場合は電話連絡も必要?

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就活の提出書類が遅れる際は、電話連絡は必須と考えていいと思います。

 

どの企業や団体でも言えることですが、メールはリアルタイムでチェックしていない可能性があります。

 

提出書類が遅れる旨を書いたメールを送信していても、見ておらずに悪印象を与えてしまう恐れがあります。

 

そのためメールを送信した後でも構わないので、担当者に電話連絡をしましょう。

 

伝達や謝罪もメールで済ませられる現在ですが、電話で直接お詫びをするというのは誰しも気が重いと思います。

 

担当者はそういった気持ちも汲んでくれるでしょう。

相手に真摯に訴えかけるときには直接電話連絡することが大切ですね。

 

また電話連絡の際は、メール以上に人柄や取り繕い、言い訳が露見されます。

上手い言い訳をしようと思って謝罪すると、軽薄な印象を与えかねません。

 

電話連絡する際も「間に合わないことへのお詫び」「間に合わない理由」「提出日」を必ず伝えましょう。

 

メールで送った内容を改めて電話口で伝えることが大切です。

 

自分の非を正直に話して謝れるということは、ビジネスシーンで必要不可欠です。

 

電話をする際は企業が忙しい時間帯(9~10時、17時以降)などは避けましょう。

12~13時ころも昼休みや昼食の邪魔をしてしまうので避けます。

 

また、筆記用具やメモも手元に置いておいてから電話をかけます。

電話での会話の際は重要事項を復唱しメモすることが大切です。

 

緊張して忘れがちになってしまいますが、ビジネスシーンでは「もしもし」は使わないようにします。

 

一呼吸置いてから「お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学〇〇部〇〇科の〇〇と申します」と話し始めます。

 

続いて、「恐れ入ります。提出書類の遅延についてお詫びをさせていただきたく電話いたしました。〇〇部〇〇課の〇〇様にお取次ぎいただけないでしょうか」と簡潔に要件を伝えましょう。

 

相手が不在だった場合は「承知しました。改めてお電話させていただきたいのですが、〇〇様は何時ころお戻りでしょうか」と聞き、改めてその時間帯に電話します。

 

謝罪の際は伝言をお願いするのはNGなので、必ず改めて電話しなおします。

 

就活の提出書類が遅れる場合の電話連絡については、別記事でも詳しくご紹介してますので、ぜひそちらの記事も参考にして下さいね!

就活の書類が間に合わない時の電話の対応方法!ピンチをチャンスに!?

 

就活は「できれば早く終わってほしい…」「就職先を早く決めたい」と感じる人は多いと思います。

 

焦っているからこそ、提出書類が遅れてしまうとパニックになってしまいます。

 

しかし自分の人柄、真摯に就活や企業に向き合っている姿勢を伝えられるチャンスでもありますね。

 

落ち込みすぎず、目の前の失敗を受け止めてお詫びをするということが必要です。

 

別記事では、就活書類が遅れた時の添え状についてもご紹介してますので、

ぜひそちらの記事も参考にして下さいね!

就活の書類が遅れた時の添え状のお詫びの文例3選!手書きでも良い?

 

まとめ

 

就活は自分の人柄を伝えることが大切です。

 

例えそれが「失敗してしまった」と落ち込んでしまったときでも、その事実に向き合って、どういった形でお詫びや対応ができるのかというのは担当者も見ています。

 

企業や担当者も何十人、何百人といる就活生の一定数が提出書類を送れてしまうということは予めわかっています。

 

そのため慌てずにお詫びをすることが大切です。

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