内定辞退はメールのみでも大丈夫?理由の伝え方や例文2選を紹介!

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就職活動は長い戦いです。

 

企業分析及び、自己分析、会社説明会、エントリーシート、

筆記試験、面接といくつものステップを越えなければなりません。

 

そして、その先に内定があります。

 

内定は就職活動においては解約権留保付労働契約が成立したことになります。

これは実質的に就職先が決まることを意味します。

 

内定先が第一志望である場合は就職活動のゴールとなります。

とはいえ、就職活動は複数の企業にたいしておこなうのが一般的です。

 

第一希望の滑り止めのための第二希望や第三希望、

あるいは企業研究で興味を持ったためなど複数企業への就職活動の理由は様々です。

 

とはいえ、就職できるのは1社だけです。

複数の内定をもらった場合は内定を辞退する必要があります。

 

今回は内定辞退がメールのみで大丈夫か、

また理由の伝え方や内定辞退のメールの例文を紹介します。

 

内定辞退はメールのみでも大丈夫?

 

内定を辞退することを伝える手段として

メールのみでも問題ありません。

 

電話の場合は担当の方が不在だったりして用件が伝えられない場合がありますが、

メールであれば行き違いを防ぐことができます。

 

また、採用担当者はたくさんの内定者とやりとりをするため、

電話の場合は記録を残す必要があります。

 

しかし、メールではその必要があなく、

記録として残しやすいのもメリットです。

 

採用担当者としても、

メールの方がありがたいという側面を持つということです。

 

よって内定辞退をメールのみですることは、

一定のケースを除いて失礼にはあたりません。

 

ただし、メールではなく電話で内定辞退をした方がいい場合もあります。

 

① 採用の連絡が電話だった場合

保守的な企業は採用活動も電話で進めるケースが多いです。

この場合はメールではなく電話での連絡を心がけてください。

 

電話連絡の後にフォローでメールを送るのは問題ありません。

 

② 内定の連絡から日が経っている場合

内定の連絡から日が経っている場合、

企業側は採用手続きを進めてしまっている可能性があります。

 

この場合は開封に時間がかかるメールよりも電話が適切です。

電話連絡の後にフォローでメールを送るのは問題ありません。

 

ケースによってはメールではなく、

電話での連絡が望ましい場合があることを覚えておいてください。

 

メールの未開封やサーバーエラーによる未着の可能性もありますので、

返信が来ない場合は再送するようにしてください。

 

別記事では、内定辞退のメールを送ったのに返信が来ない時の対処法なども

詳しくご紹介しています。

 

ぜひそちらの記事も参考にして下さいね!

内定辞退のメールに返信がこない場合の対処法!電話連絡は必要?

 

内定辞退をメールのみでする場合は理由は伝える?

 

内定辞退をメールのみでする際は、

理由については特に自分から伝える必要はありません。

 

「検討させていただいた結果…」

「一身上の都合により…」などの文言で特に問題ありません。

 

しかし、電話で内定辞退の連絡をする場合は、

担当の方から辞退理由を聞かれることもありますので、

事前に答えられるよう準備しておいた方が良いですよ。

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内定辞退をメールのみでする場合の例文2選

 

ここでは内定辞退をメールのみでする場合の例文を紹介します。

必要に応じて参考にしていただければと思います。

 

例文①

件名・・・内定辞退に関するお詫び【あなたの氏名】

(会社名)

(部署名)

(担当者名)様

お世話になっております。

先日、内定の通知をいただきました○○(あなたの氏名)と申します。

この度は内定をいただきまして、ありがとうございました。

まことに恐縮ではございますが、貴社への入社を辞退させていただきたく、連絡をさせていただきました。

貴重なお時間を割いていただいた上で、辞退させていただきますことを深くお詫びいたします。

何卒、ご容赦いただきますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。

(あなたの氏名)

 

例文②

件名・・・内定辞退に関するお詫び【あなたの氏名】

(会社名)

(部署名)

(担当者名)様

お世話になっております。

先日、内定の通知をいただきました○○(あなたの氏名)と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

誠に恐縮なのですが、検討させていただいた結果、内定を辞退させていただきたく連絡を
差し上げました。

選考過程で、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような連絡になりますこと、心よりおわび申し上げます。

メールでの連絡となりますことを何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。

(あなたの氏名)

まとめ

 

 

内定はうれしいものです。

 

しかし、第一希望以外からの内定で断らなければならなくなると、

それは悩みの種になります。

 

「電話はどうしても緊張してしまうので、できればメールの方が。」

と考える人もいると思います。

 

メールでの内定辞退は採用活動が基本的に電話だった場合や、

内定の連絡から日が経っている場合などを除き問題ありません。

 

メールの方が記録を確実に残すことができるので、

メールでの内定辞退は必ずしも失礼にあたりません。

 

内定辞退のメールは紹介した例文を参考に作成してみてください。

 

内定連絡があった企業のカラーや状況に応じて、

内定辞退の連絡方を検討いただければと思います。

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