就活の書類が間に合わない時の電話の対応方法!ピンチをチャンスに!?

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就職活動をしていると色々スケジュールが立て込んでいて、

書類を汚損させてしまったり、取り寄せるのを忘れていたり…。

 

また、ストックがない事に気づいた等気を付けていても、

うっかりミスをしてしまう事もありますよね。

 

学生の時は許されても、

社会人になったら期限を守るのは基本です。

 

でも、やってしまったものは仕方ありませんよね。

今回は、就活の書類が間に合わない時の電話の対応方法をご紹介します!

 

就活の書類が間に合わない時の電話の対応方法!

 

就活の書類が間に合わないと気づいた時点で、

人事の採用担当者へ電話をかけましょう。

 

気づいたのが夜遅い、もしくは土日だった場合は、

取り急ぎメールを送り会社が始まってから改めて電話をします。

 

企業に電話をする時間は始業早々は避け、

始業1時間後を目途に電話をかけます。

 

始業後はメールのチェックをしたり段取りをしたりするので、

すぐにかけたいところですが、ぐっと我慢しましょう。

 

「わたくし、○○大学○○学部の△△と申します。

書類の提出の遅延について、お詫びをさせていただきたくお電話いたしました。

お忙しいところ恐れ入りますが、採用担当の□□様はいらっしゃいますか?」

 

もし、電話をして担当の方が不在だったら必ずかけなおします。

 

席を外していると言われたら、

「承知しました。1時間後にかけなおさせていただきます」

とかけ直す時間を伝えます。

 

もし、不在を言われたら、

「承知しました、改めてお電話させていただきますので、

何時ごろお戻りの予定でしょうか?」

と相手の予定を聞きます。

 

例えば13時帰社予定でも、

予定なので13時より遅めに電話をしましょう。

 

出先でのトラブルや会議などが長引いて、

予定通りに戻ってみえるとは限りませんからね。

 

「では、13時半に改めてご連絡させていただきます。

お忙しいところ、ありがとうございます。」

と言って一旦電話を切ります。

 

そして約束した時間には必ず電話をしてくださいね。

 

【例】

「私、○○大学○○学部の△△と申します。

私の不手際で書類の提出期限に間に合わない事に気づきました。

期限に間に合わず大変申し訳ございません。

提出期限を間違えておりました。

本日速達で送りましたので、2、3日でお手元に届くはずです。

ご迷惑をおかけしました。」

 

<ポイント>

〇まずは間に合わないお詫びをする

〇原因は話すが言い訳をしない

〇いつなら提出できるか代替案を話すこと

 

例えば、どうしても発行に時間のかかる書類は、

間に合わないと分かった時点で、揃っている書類だけ先行で送るのか、

まとまってから送ればいいのかも併せて質問をします。

 

もしくは期限に間に合うかどうかわからない場合も、

先にお詫びと連絡をしておいたほうがいいでしょう。

 

【例】

「申し訳ございません。卒業見込み書が取り寄せ中で、

期限の2日前くらいに手元に届く予定になっております。

期限ぎりぎりの送付になってしまい、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

履歴書と健康診断書はすぐに送付できるのですが、

全て揃ってから送らせていただいた方がよろしいでしょうか?」

 

もちろん、ギリギリか間に合わない時は、

お金がかかっても速達で送りましょう。

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ピンチをチャンスに変えるコツとは?

 

人間自分が悪いとはいえ、

言いにくいものを直接話をしたりするのは気分が重いですよね。

もしかしたら怒られるかもしれませんから。

 

しかし、相手もそれは分かっています。

 

社会経験がない学生が不手際の電話をかけてくるのは、

勇気がいるだろうとは人事の人も考えるでしょう。

 

そこで正直に自分のミスを認めて謝罪することや誠意を見せることで、

人事の人も理解してもらえるかもしれません。

 

また正直な人間とアピールするチャンスにもなります。

 

本来は提出期限は守るべきものですが、

人的ミス以外にもどうしても間に合わない事情というものは

発生することはあります。

 

例えば、健康診断書は春に受ける所が多いと思いますが、

選考時期が4月なら提出が間に合いませんからね。

 

そういう事情であれば、

人事の方も「間に合わないのは仕方ない」と理解してくれます。

 

会社によっては期限を守るのは基本と落とされてしまうかもしれませんが、

諦めず電話をしましょう。

 

期限が遅れるのであればいつなら出せるのか、

きちんと日数を伝えましょう。

 

まとめ

 

いかがでしたでしょうか。

 

就活の書類が間に合わないと判明した時点で、

企業にはすぐに電話しましょう。

 

ただし、始業直後、就業直前や、

お昼休み前後は避けましょう。

 

また休みの土日・終業時刻以降はとりあえずメールだけ送って、

次の日(休みなら休み明け)の朝に電話をしましょう。

 

正直に間に合わないこと、なぜ間に合わないのかの理由を述べる事、

言い訳にならないように気を付けましょう。

 

次に何日なら提出できるのか伝えます。

 

単に遅れます、ごめんなさいだけでは、

「じゃあ、いつできるの?」となりますから、

最短で確実に提出できる日数を述べます。

 

学校関係の書類だったら、

学校の事務所にいつできるか教えてほしいと日数を確認しましょう。

 

最後まであきらめず、正直に誠実に対応しましょうね。

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