就活の卒業見込み証明書がまだ発行できない時の連絡メールの例文!

就活の卒業見込み証明書がまだ発行できない時の連絡メールの例文

卒業見込み証明書が間に合わないと分かったら、すぐに人事担当者に連絡しましょう。

企業へメールを送る際の前提として、嘘をついて取り繕うと不信感を与えることになるので、正直に伝えることが大切です。

人事担当者は毎年多くの学生を見てきていますし、採用のプロですので、嘘をついて誤魔化してもバレてしまいます。

連絡する際には必ず「自分の名前」「学校名」「お詫び」「書類がなぜ間に合わないかの理由」「提出日」を記載しましょう。

以下に企業にメールを送る際の例文を紹介しますので参考にしてみてください。

例文

メールを書いたあとは何度か読み直してみて、おかしなところがないか確認してから送信しましょう。

就活の卒業見込み証明書がまだ発行できない時は電話連絡も必要?

次に、卒業見込み証明書が遅れる場合、メールのほかに電話連絡もするべきかどうかについて解説します。

結論から言うと、「メールをしたから大丈夫だろう」と思うのは間違いです。

企業は友達ではないのですから、「送ったのだからきっと読んでくれているだろう」と考えるのは浅はかです。

企業の人事担当者は就職試験の窓口ではありますが、それだけをしているだけではないからです。

企業の社員としてさまざまな業務をこなしているので、メールに気がつかない可能性があります。

メールを送った当日は有給などで休んでいる場合もあるかもしれません。

「念には念を」が大事です。

メールを送った後に電話をしておくのが一番良いでしょう。

企業への電話は丁寧に越したことはないですが、丁寧すぎて何を言っているのだか分かりづらいという展開は避けたいところですね。

だらだらと説明するのではなく、伝えたいことを端的に伝えられるようにあらかじめ整理しておきましょう。

もちろん、一番伝えるべきことは提出書類が間に合わないということと、それに対するお詫びです。

そして、メールでも連絡をした旨を伝え、確認していただくようお願いしておきましょう。

大学から卒業見込み証明書が発行されたらすぐに企業に提出しましょう。

その際も、遅れて提出することのお詫びを伝えると誠意が伝わるのではないでしょうか。

就活の卒業見込み証明書はいつ発行される?

大学の場合、3年生までの成績が確定する4年生の最初の段階で卒業見込み書が出るかどうかが分かります。

実際に卒業見込み証明書が発行されるのは6〜7月に入ってからという大学が多いです。

ちなみにこの「6〜7月」というのは、真面目に授業に出て単位をしっかりとった人の話です。

４年生の最初の段階でかなりの単位を残している人は卒業見込みがないと判断されてしまい、この時期に卒業見込み証明書を発行してもらえません。

就職活動は例年3月頃から企業の説明会が始まり、4月頃から選考試験などが本格化します。

就職活動の際に必ず提出しなければならないのは履歴書ですが、企業によっては卒業見込み書証明書が必要になるところもあります。

卒業見込み証明書とは読んで字のごとく、在籍している大学や短期大学、専門学校などを卒業する見込みがあることを証明する書類です。

採用する企業も、卒業できるかどうかわからない人を採用するのは不安ですから、卒業が見込まれている人を採用したいと思うのは自然なことですよね。

単位が足りず卒業見込み証明書を発行してもらえない場合はとにかく単位を取りましょう！

まとめ

大学は毎年、証明書事務を行なっているので、よほどのことがない限り発行が遅れるということはありません。

就職活動には卒業見込み証明書が必要になることが多いので、申請できる時期になったら早めに申請しておくことが大切です。

企業によっては、卒業することを条件に採用しているところもありますので、卒業できることが確定しないと内定取り消しになる可能性があります。

直前で慌てないように必要書類をしっかり揃えて、落ち着いて就職活動に取り組めるようにしましょう。