就活の書類選考通過メールは返信しないとダメ?ポイントや例文も紹介!

就活の書類選考メールは返信しないとダメ？

就活の書類選考通過メールは、そもそも返信してよいものか、返信がいらないものなのかなど見極める事が必要です。

返信をしなくてもいいケースもあります。

書類選考結果が不合格だった場合は返信は必要ありません。

次のチャンスの通過点として次回に活かしてください。

もう一つは、「返信不要」という旨が記載されていた時です。

この場合は単純に返信なしで大丈夫です。

それが選考に響くとは考えにくいのでご安心を！

書類選考に通過して、「返信不要」の記載がない場合には、お礼のメールを送る方が印象が良いです。

就活の書類選考メールの返信ポイントは？

もし返信が必要なのであれば、たかが返信メールと油断せず、選考の1つとして考えなければなりません！

むしろそのように考えている企業も多いようです。

当然ビジネスマナーに沿って作成していることがとても大切になってきます！

書類選考通過メールを頂いたらすぐに返信すると、とても好印象を与えるとができます。

早ければ早いほどいいです。

特に日程調整などのメールの返信が遅れるのであれば、「返信が遅れて申し訳ございませんでした。」など、一言添えると相手にとって好印象で良いです。

「件名」にも注意が必要です。

企業側の採用担当者がすぐ見て、何についてのメールなのか判断できるようにしておかなければいけません。

「件名」は変更せずそのままがいいです！

とりあえずメールは見たときから、なるべく24時間以内に返信するのがいいでしょう。

なので、こまめにメールのチェックをして心構えをしておくといいかもしれません。

もし日程などの調整があり、すぐに連絡できない時は、「〇日までにご返信いたします」と返信をしておいた方がいいです。

メールを送る時間帯はその会社の就業時間内に送った方がいいのですが、なかなか時間が取ない場合は時間指定して、予約機能などを使って、なるべく就業時間帯に返信できるように心掛けましょう。

返信Reや送られてきた本文はそのまま残して返信するのがマナーです。

どの様な件なのか相手先が一目でわかって、なおかつ手間が省けますからね。

とにかくそのままでOKです。

就活の選考通過メールの返信時間は?

まず、就活の選考通過メールの返信時間なのですが、社会人の一日の時間と、学生の時間は全然違いますので、まずそこを頭におきましょう。

例えば、夜中におくっておこうと夜中にメールをしたとします。

音こそならないので、迷惑にはなりません。

しかし、メールを開いた時に、時間帯は見えるので、あまりにも夜明けに近い朝だと、どんな生活習慣なのか疑問を持ってしまいますね。

そして、必ずしも100％とは言いませんが、企業人はだいたい、朝いちばんにメールチェックします。

ですので、お勧めなのは、『作って保存しておいて、朝いちに送る』です。

そうすると、メールをチェックしている人にとってもスムーズだし、朝から活動している印象もあるしで、良いと思いますね。

そして何より大事なのは、スピードなので、もし、通過メールが朝に来ていたのであれば、その日の夕方前あたりに返信できているといいですね。

優先順位としては、スピード送信→朝の送信です。

就活の選考通過メールの返信する時の本文の構成

選考通過メールへの返信の本文構成をお伝えします。

①宛名

宛先として、会社名、担当の方の部署名、担当方の名前を冒頭に記載します。

②あいさつ文

いつもお世話になっております●●大学●●学部●●学科の〇〇〇〇と申します。

先日も、合同面接、ありがとうございます。

というような内容を記載します。

③本文

お礼をまず伝えます。

その後、内容に沿った文章が必要あらば、記載してください。

このたび、選考通過のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。

心より嬉しく思います。

というようなお礼ですね。

④締め

次回の確認などを取りながら締めましょう。

重ねまして、選考通過ありがとうございます。

次回は、〇月〇日〇時の面接、また頑張りますので、よろしくお願いします。

意気込みなどを軽くいれてもＯＫです。

⑤差出人

大学名、学部学科名、名前、電話番号、メールアドレスあたりを入れておきましょう。

これが、全体の構成となります。

文章が長すぎてツラツラかいてあるのも、読み手としては辛いので、簡潔にかつお礼の気持ちが伝わるようにしましょう。

就活の選考通過メールの返信する時の改行や言葉の注意点

就活の選考通過メールの返信する時の、改行や言葉使いの注意点をお伝えしていきます。

就活の選考通知のメール返信に置いて、改行に関してのマナーで意識するのは、『見やすいかどうか』です。

ですので、こうだかという決まりもないし、こうだとおかしいというように、変な意識を持たなくても大丈夫。

毎回の行に改行があると、ただただスクロールしていって長いし、印刷しても長すぎる・・。

かといって、全部詰め詰めで改行が一つもないと見づらい。

ひとつ参考としては、句読点の読点が来たら改行を意識するとよいです。

それと言葉ですが、そんなに言葉使いが間違えているなと思ったメールは今までありませんが、少し気になるとしたら・・・くらいの点を共有しておきますね。

■二重敬語

これは少し勉強が必要でもあるのですが、企業の職種によっては、チェック項目になりうるところです。

それで不採用とまで極端にはないのですが、少しマイナスの要素にはなるかもしれません。

例えば、ご覧になる、お帰りになる、お越しになるというでOKのところを、ご覧になられる、お帰りになられる、お越しになられるというようなものは二重敬語です。

けっこう使ってしまっているんですよね。

丁寧にしようと思うがあまりやりすぎることがあります。

尊敬語、丁寧語、謙譲語、敬語あたりのマナー集を軽く目をとおしても良いかと思いますよ。

■方言

これはよっぽどないのですが、今まで数回ありました。

むしろかわいらしいので私は笑顔になりましたし、これで不採用だとは思いません(笑)

ちなみにその子に関しては入社後伝えました(笑)

そうすると、それが方言だと思っていなかった、共通語だと思っていたということでした。

私も全国転勤したので、だいたいわかりますが、そういう勘違いは非常に多いんですよ。

今日の今日まで共通語だと思っている方言(笑)

笑えるんですが、正式文書とかには注意ですよ。

■話し言葉が入っている

これは、たまに見られますね。

ただ、よっぽどのことでなければ気にならないのですが・・。

かなり幼稚っぽく見えてしまう印象はあります。

例えばこの『気にならないのですが・・』を『気にならないんですが・・』

『の』と『ん』の違いですね。

ごくたまに見受けられますね。

就活の選考通過メールの返信では企業への感謝も忘れずに!

少し前述しましたが、メールの返信では、企業への感謝を必ず入れ込みましょう。

感謝を伝えるには、ポイントとして、いくつかあります。

・面接をしてもらったお礼

・選考通過させてもらったお礼

・いそがしい中、メールをしてもらったお礼

これが通常的ですが、さらに工夫するなら、説明会や担当者の話などで、学んだことなどがあればそれのお礼もいいですよね。

というように！

しっかり話を聞いていたという印象も持てますし、お礼も言われているので印象が良いですね。

さて、ここからは、実際のリアルな例文と、イレギュラーが起きた時のメールの例文などをいくつか紹介していきますね！

就活の書類選考通過メールの例文6選

なかなか難しく考えてしまうのがメールの返信です。

どのような文面が好印象を与えるのか、

つぎの面接に響いてしまったら・・・と不安になると思います。

そんな時に役に立つ返信の仕方をいくつかあげてみましょう。

書類選考通過メールが届いたときの返信例

日程調整の場合の返信方法例

ここでも署名を忘れず調整が決まったらすぐ連絡をいれてください。

一度決まった面接日を変更したい場合のメールの例文

ポイントとしては、下記2点を必ず入れましょう。

①一度決まったものの変更をするので、お手数をかける事への謝罪

②次の自分の可能な日にちの記載

内容によっては、都合の理由も入れてもＯＫです。

例えば他の企業の時間と被ったなどとの理由は入れないほうがいいですよね。

そちらの企業が優先と捉えらますので。

理由はどうしてもではないので、あえて入れるかどうかは、内容によりきりですね。

面接当日の遅刻の場合のメールの例文

この遅刻は、あまりよくない印象なので、気を付けましょうね。

個人的な見解でいうと、メールでの指示がないのであれば、企業の本部に電話して伝えるのが早いです。

ちなみに私の企業は、本部に電話があって、面接官に電話がくる流れだったので、その連絡が事前に入っていれば、印象が悪くなることは全然なかったですよ！

合同面接などなど、他の人にも迷惑を掛けますし、次の面接が控えていれば、そこへの迷惑も掛かってきますので、遅刻は早めの連絡を心がけましょう。

ポイントとしては下記2点をわかるようにしておきましょう。

①遅れることへの謝罪

②何分くらい遅れるのか

遅刻は早めの連絡が一番大切なので、謝罪などは入れておきますが、到着後丁寧に直接謝罪しましょう。

面接をキャンセルしたい場合のメールの例文

面接をキャンセルしたいのは、ほぼほぼ、他の企業と被って、そしてそちらの企業が本命だから断りたいのが主の理由ですよね。

緊急的な私情のキャンセルであれば、他の日に変えてもらいたい希望ですもんね。

それは面接官側も暗黙でわかっているかと思います。

ポイントとしては、下記3点です。

①今までのお礼

②キャンセルの謝罪

③時間を取っていただいたことへの感謝と謝罪

そして、このキャンセルにおいて、この企業とはこれ以降採用選考に参加しないのであれば、

などの一文を入れておくと良いかなと思います。

社会人になると、どこで仕事のつながりができるかわからないですし、違う企業に就職しても、その企業と取引きでつながることもあり得ますので、きちんと終わりの印象も良くしておきましょう。

面接後のお礼のメールの例文

ポイントとしては、下記2点です。

①お礼をしっかり伝える

②今後の想いや会社への情熱度合いなどを伝える

まとめ

書類選考通過はちょっと時間がかかってしまうので、メールの見逃しには気を付けなければなりません。

メールが来たらなるべく24時間以内、企業側の就業時間内に返信できるようにしましょう。

メールの返信は『Re』件名はそのままでつけておきます。

もしやり取りが思った以上に行われて増えすぎたら少し消しても大丈夫です。

送られてきた本文は残しておきましょう。

自分の要件は簡潔に伝えるのがマナーです。

最後は必ず署名をするのをわすれずに！

ポイントは件名と本文はそのまま引用し、誰からのどのようなメールの要件なのか担当者の方にみてすぐわかるようにしましょう。

メールというのは便利なのですが、想いが伝わりづらかったり、話すよりマナーが難しいということがあります。

充分気を付けたうえで、保存しながらチェックをして、最終的に送信しましょう。

メールの返信が遅れてしまったときはとり急ぎの返信メールを送ると好印象です。

必ずの返信でなくとも社会人のマナーの第一歩と心得、これからのためにも返信してみましょう！