就活の書類選考通過メールは返信しないとダメ?ポイントや例文も紹介!

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就活で書類選考通過のメールをもらっても何か返した方がいいのか?

返すならどう返したらいいのか色々考えちゃいますよね。

 

その返信の仕方によって面接が不利になるかもしれないなどと不安になるかと思いますが、返信のポイントを何点かおさえておけばきっと役に立つと思いますよ。

 

そもそも返信不要の場合だったり、返信をしないほうが良い場合もあります。

 

面接の日程調整などもあるので、その時内容によってどのように返すか判断しなければなりません。

 

今回は、就活の書類選考通過メールの返信のポイントと例文をご紹介します。

就活の書類選考メールは返信しないとダメ?

 

就活の書類選考通過メールは、そもそも返信してよいものか、返信がいらないものなのかなど見極める事が必要です。

 

返信をしなくてもいいケースもあります。

 

書類選考結果が不合格だった場合は返信は必要ありません。

次のチャンスの通過点として次回に活かしてください。

 

もう一つは、「返信不要」という旨が記載されていた時です。

この場合は単純に返信なしで大丈夫です。

 

それが選考に響くとは考えにくいのでご安心を!

 

書類選考に通過して、「返信不要」の記載がない場合には、お礼のメールを送る方が印象が良いです。

 

就活の書類選考メールの返信ポイントは?

 

もし返信が必要なのであれば、たかが返信メールと油断せず、選考の1つとして考えなければなりません!

 

むしろそのように考えている企業も多いようです。

当然ビジネスマナーに沿って作成していることがとても大切になってきます!

 

書類選考通過メールを頂いたらすぐに返信すると、とても好印象を与えるとができます。

早ければ早いほどいいです。

 

特に日程調整などのメールの返信が遅れるのであれば、「返信が遅れて申し訳ございませんでした。」など、一言添えると相手にとって好印象で良いです。

 

「件名」にも注意が必要です。

 

企業側の採用担当者がすぐ見て、何についてのメールなのか判断できるようにしておかなければいけません。

 

「件名」は変更せずそのままがいいです!

 

とりあえずメールは見たときから、なるべく24時間以内に返信するのがいいでしょう。

なので、こまめにメールのチェックをして心構えをしておくといいかもしれません。

 

もし日程などの調整があり、すぐに連絡できない時は、「〇日までにご返信いたします」と返信をしておいた方がいいです。

 

メールを送る時間帯はその会社の就業時間内に送った方がいいのですが、なかなか時間が取ない場合は時間指定して、予約機能などを使って、なるべく就業時間帯に返信できるように心掛けましょう。

 

返信Reや送られてきた本文はそのまま残して返信するのがマナーです。

 

どの様な件なのか相手先が一目でわかって、なおかつ手間が省けますからね。

とにかくそのままでOKです。

 

就活の選考通過メールの返信時間は?

 

まず、就活の選考通過メールの返信時間なのですが、社会人の一日の時間と、学生の時間は全然違いますので、まずそこを頭におきましょう。

 

例えば、夜中におくっておこうと夜中にメールをしたとします。

音こそならないので、迷惑にはなりません。

 

しかし、メールを開いた時に、時間帯は見えるので、あまりにも夜明けに近い朝だと、どんな生活習慣なのか疑問を持ってしまいますね。

 

そして、必ずしも100%とは言いませんが、企業人はだいたい、朝いちばんにメールチェックします。

 

ですので、お勧めなのは、『作って保存しておいて、朝いちに送る』です。

 

そうすると、メールをチェックしている人にとってもスムーズだし、朝から活動している印象もあるしで、良いと思いますね。

 

そして何より大事なのは、スピードなので、もし、通過メールが朝に来ていたのであれば、その日の夕方前あたりに返信できているといいですね。

 

優先順位としては、スピード送信→朝の送信です。

 

就活の選考通過メールの返信する時の本文の構成

 

選考通過メールへの返信の本文構成をお伝えします。

 

①宛名

宛先として、会社名、担当の方の部署名、担当方の名前を冒頭に記載します。

 

②あいさつ文

いつもお世話になっております●●大学●●学部●●学科の〇〇〇〇と申します。

先日も、合同面接、ありがとうございます。

 

というような内容を記載します。

 

③本文

お礼をまず伝えます。

その後、内容に沿った文章が必要あらば、記載してください。

 

このたび、選考通過のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。

心より嬉しく思います。

 

というようなお礼ですね。

 

④締め

次回の確認などを取りながら締めましょう。

 

重ねまして、選考通過ありがとうございます。

次回は、〇月〇日〇時の面接、また頑張りますので、よろしくお願いします。

 

意気込みなどを軽くいれてもOKです。

 

⑤差出人

大学名、学部学科名、名前、電話番号、メールアドレスあたりを入れておきましょう。

 

これが、全体の構成となります。

 

文章が長すぎてツラツラかいてあるのも、読み手としては辛いので、簡潔にかつお礼の気持ちが伝わるようにしましょう。

 

就活の選考通過メールの返信する時の改行や言葉の注意点

 

就活の選考通過メールの返信する時の、改行や言葉使いの注意点をお伝えしていきます。

 

就活の選考通知のメール返信に置いて、改行に関してのマナーで意識するのは、『見やすいかどうか』です。

 

ですので、こうだかという決まりもないし、こうだとおかしいというように、変な意識を持たなくても大丈夫。

 

毎回の行に改行があると、ただただスクロールしていって長いし、印刷しても長すぎる・・。

かといって、全部詰め詰めで改行が一つもないと見づらい。

 

ひとつ参考としては、句読点の読点が来たら改行を意識するとよいです。

 

それと言葉ですが、そんなに言葉使いが間違えているなと思ったメールは今までありませんが、少し気になるとしたら・・・くらいの点を共有しておきますね。

 

■二重敬語

これは少し勉強が必要でもあるのですが、企業の職種によっては、チェック項目になりうるところです。

 

それで不採用とまで極端にはないのですが、少しマイナスの要素にはなるかもしれません。

 

例えば、ご覧になる、お帰りになる、お越しになるというでOKのところを、ご覧になられる、お帰りになられる、お越しになられるというようなものは二重敬語です。

 

けっこう使ってしまっているんですよね。

丁寧にしようと思うがあまりやりすぎることがあります。

 

尊敬語、丁寧語、謙譲語、敬語あたりのマナー集を軽く目をとおしても良いかと思いますよ。

 

■方言

これはよっぽどないのですが、今まで数回ありました。

むしろかわいらしいので私は笑顔になりましたし、これで不採用だとは思いません(笑)

 

ちなみにその子に関しては入社後伝えました(笑)

そうすると、それが方言だと思っていなかった、共通語だと思っていたということでした。

 

私も全国転勤したので、だいたいわかりますが、そういう勘違いは非常に多いんですよ。

今日の今日まで共通語だと思っている方言(笑)

 

笑えるんですが、正式文書とかには注意ですよ。

 

■話し言葉が入っている

これは、たまに見られますね。

ただ、よっぽどのことでなければ気にならないのですが・・。

 

かなり幼稚っぽく見えてしまう印象はあります。

 

例えばこの『気にならないのですが・・』を『気にならないんですが・・』

『の』と『ん』の違いですね。

 

ごくたまに見受けられますね。

 

就活の選考通過メールの返信では企業への感謝も忘れずに!

 

少し前述しましたが、メールの返信では、企業への感謝を必ず入れ込みましょう。

 

感謝を伝えるには、ポイントとして、いくつかあります。

・面接をしてもらったお礼

・選考通過させてもらったお礼

・いそがしい中、メールをしてもらったお礼

 

これが通常的ですが、さらに工夫するなら、説明会や担当者の話などで、学んだことなどがあればそれのお礼もいいですよね。

 

先日の説明会にて、『人生は一度切りだから、思い切って好きなことを仕事にしよう』と言われた一言がものすごく響きまして、私の今の訓示にしております。

本当にその言葉で大事なことに気づかせていただき、ありがとうございます。

というように!

 

しっかり話を聞いていたという印象も持てますし、お礼も言われているので印象が良いですね。

 

さて、ここからは、実際のリアルな例文と、イレギュラーが起きた時のメールの例文などをいくつか紹介していきますね!

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就活の書類選考通過メールの例文6選

 

なかなか難しく考えてしまうのがメールの返信です。

 

どのような文面が好印象を与えるのか、

つぎの面接に響いてしまったら・・・と不安になると思います。

 

そんな時に役に立つ返信の仕方をいくつかあげてみましょう。

 

書類選考通過メールが届いたときの返信例

 

件名:書類選考通知のお礼(氏名)

本文:

株式会社○○人事部 採用ご担当者様

お世話になっております○○大学 ○○学部の○○○○(氏名)と申します。

 

この度書類選考合格の連絡と次回選考のご案内をいただき誠にありがとうございました。

ご指定いただいた〇月〇日〇曜日〇時からの選考へ参加したいと思ってます。

選考に向けて念入りに準備を進め、当日に実力を発揮できるよう努めてまいりたいと考えております。

精一杯頑張りますので当日は宜しくお願い致します。

 

○○大学 〇〇学部 ○○学科 ○○○○氏名

〒○○  住所○○○○○○○○

Tel○○○○

Mail○○○○.com

*必ず署名は忘れないようにしてください。

 

日程調整の場合の返信方法例

 

件名:書類選考通知の御礼と次回選考の日時について○○大学○○○○氏名です。

本文残し

 

株式会社○○○○

人事部採用ご担当者様

お世話になっております。○○大学○○学部の○○○○氏名と申します。

 

この度書類選考合格のご連絡と次回の選考のご案内をいただき誠にありがとうございました。

以下私の面接希望日日程を記載させていただきます。

〇月〇日〇曜日   〇時~〇時

〇月〇日〇曜日   終日

〇月〇日〇曜日   〇時~〇時

〇月〇日〇曜日   終日

〇月〇日〇曜日   終日

 

上記の中からご調整いただくことは可能でしょうか?

もし調整が難しい場合はこちらで再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

何卒宜しくお願い致します。

 

○○大学○○学科○○学部

○○○○氏名

〒〇○○○○  住所○○○○

Tel○○○○

Mail○○○○.com

 

ここでも署名を忘れず調整が決まったらすぐ連絡をいれてください。

 

一度決まった面接日を変更したい場合のメールの例文

 

件名:次回選考の日時について○○大学○○○○氏名です。

本文:

株式会社○○○○

人事部採用ご担当者様

お世話になっております。○○大学○○学部の○○○○氏名と申します。

先日は、説明会に参加させていただき、ありがとうございます。

 

先日、面接の日程調整をしていただき、〇月〇日にして頂いたのですが、

一身上の都合により、この日の都合がつかず、大変申し訳ないのですが、

再度面接日を変更していただいてもよろしいでしょうか?

 

希望日としましては、

〇月〇日〇時

●月●日●時

 

一度決まった日なのにも関わらず、お手数おかけしまして申し訳ございません。

 

○○大学○○学科○○学部

○○○○氏名

〒〇○○○○  住所○○○○

Tel○○○○

Mail○○○○.com

 

ポイントとしては、下記2点を必ず入れましょう。

①一度決まったものの変更をするので、お手数をかける事への謝罪

②次の自分の可能な日にちの記載

 

内容によっては、都合の理由も入れてもOKです。

 

例えば他の企業の時間と被ったなどとの理由は入れないほうがいいですよね。

そちらの企業が優先と捉えらますので。

 

理由はどうしてもではないので、あえて入れるかどうかは、内容によりきりですね。

 

面接当日の遅刻の場合のメールの例文

 

件名:選考の時間について○○大学○○○○氏名です。

本文:

株式会社○○○○

人事部採用ご担当者様

 

いつもお世話になっております。

 

本日、●●県●●市の●●会場において●時から面接をしていただく予定の●●大学●●学部●●です。

 

一本、電車に乗り遅れたため、予定の●●時に遅れそうなので、取り急ぎ連絡をいたしました。

 

約●●分遅れます。大変申し訳ございません。

 

○○大学○○学科○○学部

○○○○氏名

〒〇○○○○  住所○○○○

Tel○○○○

Mail○○○○.com

 

この遅刻は、あまりよくない印象なので、気を付けましょうね。

 

個人的な見解でいうと、メールでの指示がないのであれば、企業の本部に電話して伝えるのが早いです。

 

ちなみに私の企業は、本部に電話があって、面接官に電話がくる流れだったので、その連絡が事前に入っていれば、印象が悪くなることは全然なかったですよ!

 

合同面接などなど、他の人にも迷惑を掛けますし、次の面接が控えていれば、そこへの迷惑も掛かってきますので、遅刻は早めの連絡を心がけましょう。

 

ポイントとしては下記2点をわかるようにしておきましょう。

①遅れることへの謝罪

②何分くらい遅れるのか

 

遅刻は早めの連絡が一番大切なので、謝罪などは入れておきますが、到着後丁寧に直接謝罪しましょう。

 

面接をキャンセルしたい場合のメールの例文

 

件名:次回選考について○○大学○○○○氏名です。

本文:

株式会社○○○○

人事部採用ご担当者様

 

お世話になっております。○○大学○○学部の○○○○氏名と申します。

先日も合同説明会に参加させていただき、ありがとうございます。

 

〇月〇日〇時に第〇次面接をお願いしていますが、一身上の都合によりキャンセルさせていただきたく連絡いたしました。

 

貴重なお時間を割いて頂いたところ、申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

 

○○大学○○学科○○学部

○○○○氏名

〒〇○○○○  住所○○○○

Tel○○○○

Mail○○○○.com

 

面接をキャンセルしたいのは、ほぼほぼ、他の企業と被って、そしてそちらの企業が本命だから断りたいのが主の理由ですよね。

 

緊急的な私情のキャンセルであれば、他の日に変えてもらいたい希望ですもんね。

それは面接官側も暗黙でわかっているかと思います。

 

ポイントとしては、下記3点です。

①今までのお礼

②キャンセルの謝罪

③時間を取っていただいたことへの感謝と謝罪

 

そして、このキャンセルにおいて、この企業とはこれ以降採用選考に参加しないのであれば、

『先日の説明会で担当の〇〇さんの励ましや勉強になる言葉を聞きました。

これからの人生においてその言葉を大切に、励みにさせていただきます。

本当にありがとうございました。』

などの一文を入れておくと良いかなと思います。

 

社会人になると、どこで仕事のつながりができるかわからないですし、違う企業に就職しても、その企業と取引きでつながることもあり得ますので、きちんと終わりの印象も良くしておきましょう。

 

面接後のお礼のメールの例文

 

件名:選考の御礼

本文:

株式会社○○○○

人事部採用ご担当者様

 

いつもお世話になっております。

〇月〇日〇時に、面接していただいた、〇〇大学〇〇学部〇〇と申します。

 

先日は面接をしていただき、誠にありがとうございました。

御社に入社できるよう、今後も引き続き尽力してまいります。

 

とりいそぎ、面接のお礼をさせたいただきたく、連絡いたしました。

今後ともよろしくお願いいたします。

 

○○大学○○学科○○学部

○○○○氏名

〒〇○○○○  住所○○○○

Tel○○○○

Mail○○○○.com

 

ポイントとしては、下記2点です。

①お礼をしっかり伝える

②今後の想いや会社への情熱度合いなどを伝える

 

まとめ

 

書類選考通過はちょっと時間がかかってしまうので、メールの見逃しには気を付けなければなりません。

 

メールが来たらなるべく24時間以内、企業側の就業時間内に返信できるようにしましょう。

 

メールの返信は『Re』件名はそのままでつけておきます。

もしやり取りが思った以上に行われて増えすぎたら少し消しても大丈夫です。

 

送られてきた本文は残しておきましょう。

 

自分の要件は簡潔に伝えるのがマナーです。

最後は必ず署名をするのをわすれずに!

 

ポイントは件名と本文はそのまま引用し、誰からのどのようなメールの要件なのか担当者の方にみてすぐわかるようにしましょう。

 

メールというのは便利なのですが、想いが伝わりづらかったり、話すよりマナーが難しいということがあります。

 

充分気を付けたうえで、保存しながらチェックをして、最終的に送信しましょう。

 

メールの返信が遅れてしまったときはとり急ぎの返信メールを送ると好印象です。

 

必ずの返信でなくとも社会人のマナーの第一歩と心得、これからのためにも返信してみましょう!

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