就活の書類が揃わない時の対処法!後で追加で提出する場合はどうする?

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就活をする上で企業側が学生によく求めてくる書類が、

成績証明書や卒業見込証明書です。

 

しかし、大学側の都合で証明書の発行が遅れて、

企業に提出できない状況におちいることがよくあります。

 

今回は、就活の書類が揃わない時の対処法と、

後で追加で提出する場合の方法などをご紹介します。

 

就活の書類が揃わない時の対処法!

 

就活で企業に提出する必要のある書類が揃わないからと、

何も相手方に伝えなかったりするのは厳禁です。

 

もちろん早急に企業の人事担当者に電話しなければなりませんが、

ここで変な嘘をつくのもいけません。

 

その場合、企業側からの信頼を失くしてしまい、

最悪内定取り消し・不採用というのもあり得ます。

 

書類が採用選考までに間に合わない場合は、

正直に学校の都合で書類を用意できない旨を伝えましょう。

 

別記事では就活の書類が遅れる場合のメールの例文も紹介してますので、

ぜひそちらの記事も参考にして下さいね!

就活の書類が遅れる時のメールの書き方と例文!電話連絡も必要?

 

その上で採用選考に参加できるのか、

また、参加させてほしいということをしっかり伝えます。

 

そして後日に提出を求められた場合は、

書類が揃い次第速やかに提出しましょう。

 

また、成績証明書や卒業見込証明書の発行が出来るようになれば、

複数枚発行・自宅へ郵送してもらえるようにしましょう。

 

採用選考に行く企業は1つではない場合はもちろん、

余分に学校からの書類を持っておくことで、

万が一書類が汚れたり破れたりした場合にすぐに取り換えられます。

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就活の書類を追加で提出する場合は?

 

では、後日に就活の書類の提出を求められた場合、

つまり追加の書類を提出する場合はどうすればいいのかをご紹介します。

 

そのまま書類を封筒に入れて企業に郵送すればいいのではとお考えでしょうが、

マナーの観点から言えばタブーです!

 

企業側からすれば、この送られた書類は何なのか、

何か伝えることはないのかと印象を悪くしてしまいます。

 

だとすれば何が必要なのかというと『添え状』という、

企業が後日に郵送するように求めた書類を入れていますということを伝える書類です。

 

添え状には、

①書いた日付

②就職先企業名+採用担当者名

③自分の所属大学・学部・学科、氏名、住所、電話番号

④添え状の内容

⑤添付する書類の名前

を記入します。

 

例)

20○○年○○月○○日

○○株式会社
総務人事課 ○○ ○○様

○○大学○○学部○○学科
(自分の名前)
住所:〒○○○-○○○○
○○県○○市○○ 0-0
TEL:○○○-○○○○-○○○○

成績証明書の送付につきまして

拝啓
貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日ご連絡いただきました成績証明書をお送りします。
ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。

敬具

・成績証明書 1通

以上

 

以上が追加書類の添え状のテンプレートとなります。

 

添え状を一緒に入れることで、

企業の人事担当者から書類の中身や理由が分かります。

 

企業側の採用の可否に関する業務がスムーズに進み、

こちらに対する印象も良くなります!

 

また、追加の書類を封筒に入れる際にクリアファイルに書類を挟んでおくと、

郵送時に雨が降ったときに濡れるのを防げます。

 

別記事では、添え状の書き方をもっと詳しくご紹介してますので、

そちらも参考にして下さい。

就活の書類が遅れた時の添え状のお詫びの文例3選!手書きでも良い?

 

まとめ

 

就活している学生のほとんどが頭を悩ます学校の書類の遅れへの対処は、

 

①速やかに企業に書類が学校の都合で提出できないことを伝える。

②書類がなくても採用選考に参加してもいいかを聞く。

 

この二つをしっかりと電話でお話しすることが大切です。

 

また、後で書類の提出を求められた場合は、

 

①添え状を用意して書類の内容をしっかり記入する。

②添え状含め封筒に入れる書類は雨防止のためにクリアファイルに入れる。

 

以上のことを守れば、

よほどのことがない限り企業からの印象は落ちません。

 

就活に必要な書類が揃わないからと、

いつまでも立ち往生してはムダに時間を浪費してしまいます。

 

早め早めの行動が、

就活をする上での好印象アピールにもつながります。

 

ぜひ焦らずに就活に必要な書類を揃えて採用選考に臨んでください!

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