就活の履歴書や書類郵送の報告メールの書き方と例文2選!注意点とは?

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就職活動では、エントリーシートや履歴書を送付して、

書類選考を受けるケースがほとんどだと思います。

 

そこで、エントリー後に履歴書もしくは、

エントリーシートを送った後の報告はどうするのか、

文章では何を書けばよいのか例文も含めてご紹介します。

 

就活の履歴書や書類郵送の報告メールの書き方

 

基本的に相手の担当者の方から「メール」・「郵送」と言われたら、

指示通りに送れば良いです。

 

送付依頼があれば、入社する気で応募するので、

すぐに郵送するのが普通かと思いますが、

 

もし、途中で郵便事故等に遭って先方に届かなかった場合、

「この人、きちんと送ったのかな?」と思わせてしまうかもしれません。

 

ですので、「メールで何日に送りましたよ」という報告をしたほうが確実です。

何を入力すべきかは以下のことが必要です。

① 件名

本文には

② あて名

③ 簡単なあいさつ・差出人

④ 用件

⑤ 署名 (名前・電話番号・メールアドレス)

 

もし、それまでにやり取りをしているのであれば、

Re:の返信でも件名は可能です。

 

ただ、新卒の募集だと、メールがどんどん来て埋もれてしまうので、

必ず送らなければならないほどのものではありません。

 

相手方に「何日かしたら届くんだな」という心の準備ができるので、

親切で丁寧な印象が持たれやすいです。

 

もし、送ったら連絡が欲しいという指示があれば、

必ず送らなければいけませんよ。

 

就活の履歴書や書類郵送の報告メールの例文2選!

 

では具体的な例で、

メールの本文はどのように書けばよいのか紹介します。

 

【ケース 1 メールでやり取りを1回でもしていた】

件名

Re:履歴書送付のお願い

本文

株式会社 ○○

人事部採用担当 ○○様

いつもお世話になっております。

□□大学 □□学部の □□と申します。

この度は選考のご機会をいただきまして、誠にありがとうございます。

 

ご指示をいただきましたように、本日△月△日付けで履歴書を送付させて

いただいております。

予定では2日後の□日に到着ですので、ご査収くださいませ。

 

署名(名前・電話番号・メールアドレス)

 

ポイント1. 件名は変えない

やり取りをしていたのなら、その内容の返事なので、

「履歴書送ってね」「送ったよ!」と話しが続いているので、変えてはいけません。

 

ポイント2. 担当者の名前が分かるのであれば入れる

一度でもやりとりをしたのであれば、

だいたいの会社は最初のコンタクトの時に担当者の名前を名乗るはずです。

 

ですので、担当者の名前は入れた方がいいです。

 

自分宛でも皆さんへという意味合いの「各位」より、

きちんと名前をいれて貰ったほうが嬉しいですよね。

 

ポイント3. 日付を入れる

「本日送りました」だと受信日を確認しないといけませんが、

文章に入れたら、わざわざ確認する必要ありませんよね。

 

ちょっとした心遣いです。

 

ポイント4. その前のやり取りは消さない

担当者は同じようなやり取りをしているので、

文章を読み返したらこんなこと聞いてきた人だ等、いきさつがわかるので、

文章は消してはいけません。

 

ポイント5. 到着予定は入れてあげたほうが親切

到着予定は日本郵政のウェブサイトから調べる事ができます。

 

別になくても3日ほどあれば届くので、

入れなければいけないとは限りません。

日本郵政 お届け日数

 

【ケース2 電話等で応募した場合】

件名

履歴書送付の件/□□(氏名)

本文

○○株式会社

採用担当 ○○様

 

いつもお世話になっております。先日お電話にてお問合せさせていただきました、

(企業展示会等では「〇日に××でお話しをさせていただきました」が妥当かと

思います。)□□と申します。

 

本日 〇月〇日付けで履歴書を送付させていただきました。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

署名(名前・電話・メールアドレス)

 

ポイント1. 件名に名前を入れる

これは、メールでこちらからコンタクトを取る場合です。

同じ内容がずらずらと件名に並んでいるはずですので、

名前を付けると後で見返すときにソートしやすいので便利ですね。

 

ポイント2. 直接やりとりした内容をいれる

「あの人だな」と思ってもらえた方がいいですよね。

 

名前だけだと「誰だっけ?」となるので、

やりとりした内容を本文にいれておいたほうがいいですよ。

 

残りは前述と同じになります。

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就活の履歴書や書類郵送の報告メールの注意するポイントは?

 

メールアドレス・あて名を間違えない

これは一番重要です。

 

就活の時は何社か受けているのは向こうも重々承知ですが、

こんなミスをすると、社会人として大丈夫か?

と思われるのは間違いないでしょう。

 

郵便局の窓口(特に1回目)に持ち込んで料金不足に注意する

料金不足だと自分の手元に戻ってくるので、

メールを送った意味がありません。

 

重さ・大きさを確認をしておけば、

2社目からは同じ用紙・同じ枚数・同じ封筒なら

間違いなく送れるので安心ですよね。

 

送信時間に注意

会社の就業時間内にメールをするようにしましょう。

また電話するのに避けた方がよい時間(始業・終業前後・お昼時間)は避けましょう。

 

仕事の始まりは段取り等、

何かとバタバタしているので負担になります。

 

また終業時間間際も急ぎの用件ではないといえ、

メールが来たら中身を確認しないといけないので、

相手に残業をさせてしまうかもしれません。

 

就活書類の提出後は?

 

就活書類を提出後は企業からの連絡を待つのですが、

なかなか連絡が無い場合なんかは不安でいっぱいになりますよね?

 

早く結果をしりたいのですが、

「こちらから連絡してもいいものなのか?」

「急かしたりしてしまうと印象が悪いかな?」

と気になってしまうところもあります。

 

別記事では、書類選考の連絡がなかなか来ない時の対処法なども紹介してます。

ぜひそちらの記事も参考にして下さい!

書類選考連絡が来ない時の問い合わせメールの例文や電話確認の方法!

 

 

まとめ

 

いかがでしたか?

まずはきちんと郵送できたのを確認してから、

メールを送った方が安心ですよね。

 

手紙と違い、メールでのやりとりはできるだけ簡易的に文章を作るので、

少々勝手が違うかもしれません。

 

でも、社会人として働き始めたら、

デスクワーク以外の職場でも何かしらでビジネスメールを送ることはあり得るので、

がんばって覚えていきたいですよね。

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