就職活動で採用担当者とメールのやりとりをする事がありますよね。
友人同士だったらエンドレスでも問題ないですが、
相手は目上の方になり返信のやめ時が難しいですよね。
就活メールの返信はどこまでするのか、返信をするタイミング、
返信をする必要がないと判断するポイントなどをご紹介します。
就活メールの返信はどこまでやればいい?
基本的には来たメールは全て返信です。
友人同士でも、メッセージアプリで未読のままスルーされると、
ムッとまではいかなくても返事こないなーと思いますよね。
10分以内とはいいませんが、
１日経過する前には返事を送りましょう。
また時間も可能なら就業時間内で送るほうがいいでしょう。
一般的に８時から１０時スタートで、
１７時から１９時に定時という会社がほとんどですので、
だいたい８時から１９時位に送るのが無難です。
もしかしたら会社によっては、夜遅く送ってくる＝生活が不規則、
もしくは「こんな夜中に送ってきてどうしたんだ？」
ととらえる担当者がみえるかもしれません。
解釈によっては、メールは電話と違い好きなタイミングで送れて、
好きなタイミングで見れるというメリットがあるので、
遅い時間でも構わないという考えもあります。
就職活動は早さがとにかく一番です。
確認し、返事する内容が決まった時点で返事するべきです。
返事がなかなかできずに１日経過しそうなら、
夜遅くでも返事を送るほうが良いでしょう。
その時には、「お返事が遅くなり申し訳ございません。」と
一言付け加えておくといいでしょう。
次に本文の内容で判断をします。
例 面接の日程の連絡
〇月×日 １３時~ 場所 □□でお願いします。
こんな内容でしたら、
行けるのか行けないのか返事が必要ですよね。
もし、すぐに可否の返事ができそうにないなら、
返事ができない旨の返信をしましょう。
他社の面接の日程の返事待ち等理由は書かなくてもいいですが、
「別件の兼ね合いがあり、今週中（〇日まで）には改めてご連絡させていただきます。
お忙しいところ申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。」等、
何かしらの反応は見せましょう。
例 Re：書類送付のご連絡
ご連絡ありがとうございました。届き次第確認させていただきます。
これでしたら、こちらが送った連絡に対しての返事です。
これは相手が了承したという内容なので返事は不要です。
後は、「返事は不要です」等の文言があったら返信はもちろん不要です。
就活メールで企業から返信がない場合はどうする?
次にもし相手の方から返事がなかった場合、
どうしたらよいのでしょうか？
もしかしたら、相手に届いていないのか、
それとも、届いていても返事を忘れられているのか不安ですよね。
ケースバイケースで対応は変わります。
① メールアドレスが間違っていないか？
メールアドレスが存在しなければエラーメールで返ってきますが、
違う人に送られていたら送信済みになってしまいます。
もしファーストコンタクトでしたら、
入力が間違えている可能性があるのでもう一度確認してみましょう。
２回目以降でしたら登録してあったり、
前のメールからあて先は入力しているでしょうが、
万が一があるので念のため確認したいですね。
② 送信したつもりができていない
サーバーの調子が悪く、したつもりが送信待ちのフォルダーに入っていませんか？
もう一度確認しましょう。
③ 迷惑メールフォルダに入っている・間違えて削除してしまった
受信設定の問題で、
ドメイン指定で設定をしているとメールがはじかれてしまいます。
もしくは何らかの間違いで、
自分が誤って削除した可能性も考えられます。
全てのフォルダを確認してみましょう。
それでもきちんと送信されている、削除などしていないならば、
返事が来ない事を連絡してみましょう。
一般的には３営業日に返事が来るのが通常だと言えます。
それでも来なければまず期日があるのに返事がこない場合は、
期日を過ぎてから１、２日は待ちましょう。
もし期日が記載されていない場合は１週間待ってみましょう。
それでも返事がない時は問い合わせをします。
メールを転送という形で催促をします。
自分の送信済みのメールを転送にします。
その上で、問い合わせをします。
面接日程のアポイントの返事が来ない場合は…
例 Re:面接日のご案内
○○株式会社
採用担当 △△様
いつもお世話になっております。
□□大学□□学部 ■■と申します。
〇月〇日に面接日の日程で希望日を連絡をさせていただいたのですが、
今の所、お返事が確認できておりません。
もし入れ違いでお返事を頂いていれば申し訳ございません。
お手数ではございますが、ご連絡をいただければ幸いです。
ご多忙の中恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
念の為、〇日に送付しました内容を再度転送いたします。
以下〇日に送ったメール本文
急ぎの場合は電話で問い合わせをしますが、
電話はかけるタイミングが重要です。
始業直後・お昼休み前後・終業直前は避け、
午前は１０時から１１時で、午後は２時から４時がかける時間としてはベストです。
電話でもあくまで問合せのスタンスで採用担当者の方と話をします。
返事が貰えたら、「お忙しいところ、お手数をおかけいたしました。ご対応
ありがとうございました。」とお礼を述べて電話を切ります。
別記事で、就活に関しての重要なポイントと、絶対に知っておくべき事をまとめています。
こちらの記事を参考にして、少しでも有利に就活を進めてくださいね！
まとめ
返信は気づいた時点ですぐに返す事です。
返信をやめるタイミングはお互いが件名の内容について、
お互いが認識を一致させた時、返信不要の文言が入っている時です。
返信が来ない場合は、まず自分がきちんと送信したか確認すること、
誤ってゴミ箱等に入れていないか確認しましょう。
それでもなければ、内容によっては自分が送信してから１週間、
期日があるものに関しては期日を過ぎてから２日過ぎてから催促をします。
催促する時は相手の方に伝える時は、
あくまでも問い合わせの姿勢で催促しましょう。
採用担当者は多忙です。
うっかり忘れているかもしれません。
本来ならうっかりはビジネスマンとしていけませんが、
人対人として、忙しい中対応してくれてありがとうの気持ちで文章を考えましょう。
