成績証明書がまだ用意できない場合のメールの送り方!電話連絡も必要?

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就活ではエントリーシートや履歴書など様々な書類の提出が必要となります。

企業によっては大学の成績証明書の提出を求められる場合もあります。

 

しかし、様々な事情で企業側が求める提出期限に間に合わない場合があります。

 

今回は成績証明書がまだ用意できない場合のメールの送り方や、電話連絡についてご紹介します。

 

成績証明書がまだ用意できない場合のメールの送り方!

 

企業によって成績証明書の提出を求めるは書類選考時、面接時、内定承諾時など様々です。

 

期日までに間にあわないからといって即アウトというわけではありません。

企業側も間に合わないケースがあることは想定しています。

 

間に合わないことが判明したら早急に連絡をしましょう。

まずは内容を整理してメールで連絡しましょう。

 

メールのポイントは「間に合わないことに関するお詫び」「理由」「提出予定日」をしっかり記載することです。

 

ここでは成績証明書が用意できない場合のメールの例文を紹介します。

 

メール作成時の参考にしていただければと思います。

※面接時に提出が必要なケースでの例文となります

 

例文

件名・・・成績証明書の提出遅れに関するお詫び【あなたの氏名】

(会社名)

(部署名)

(担当者名)様

お世話になっております。

●月●日に一次面接を受けさせていただく××大学△△学部の◆◆と申します。

 

面接の際に持参が必要な成績証明書でございますが、◎◎と言う理由で発行が間に合わず面接日の提出ができなくなりました。

ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。

 

成績証明書は○月○日に郵便にてお送りいたします。

今後はこのような提出の遅れがないように留意してまいります。

 

以上、よろしくお願いいたします。

(あなたの氏名)

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成績証明書がまだ用意できない場合は電話連絡も必要?

 

メールでの連絡だけでなく電話での連絡も必要となります。

なぜならメールのみの場合、人事担当が気づかない場合があるためです。

 

連絡を確実に伝えるためにも電話連絡をすることをおすすめします。

 

さらに、メールに重ねて電話での連絡をすることで、謝罪の気持ちの大きさを伝える効果もあります。

 

電話もメールと同じように提出遅れに関するお詫び、理由、提出予定日を伝えてください。

 

あらかじめ話す内容をメモなどに準備するとスムーズです。

ポイントは提出遅れについてのお詫びの気持ちをしっかり伝えることです。

 

人事担当者は何百、何千の学生を見てきているので下手に取り繕うとすると見抜かれてしまいます。

 

真摯な謝罪の気持ちが伝わるような内容を準備して電話をするようにしてください。

 

謝罪はビジネスシーンでは避けて通れません。

 

メール及び電話でしっかりと謝罪できれば提出遅れの不利も解消できる可能性もあります。

焦らずにメールや電話の準備をしてください。

 

別記事では、他の就活書類が遅れた場合の対処法もご紹介してますので、ぜひそちらの記事も参考にして下さいね!

就活の書類が遅れる時のメールの書き方と例文!電話連絡も必要?

 

就活で成績証明書の提出を企業から求められる理由とは?

 

成績証明書とはその名の通り大学での成績、単位の取得状況が記載されたものです。

企業が成績証明書の提出を求める理由は3つです。

 

①卒業できるかを確認するため

新卒の採用は当然、大学の卒業が前提となります。

もし採用した人が卒業できないと企業としては非常に困ることになります。

 

成績証明書があれば、単位の取得状況もわかりますので卒業できそうかを判断できます。

 

②履歴書記載の情報の裏を取るため

履歴書に記入されている学歴が間違いないかどうかをチェックするために成績証明書が利用されます。

 

③学習内容から興味・関心を確認するため

成績証明書からはこれまでどのような授業を履修していたかが分かります。

ここからその人がどのようなことに興味があるのかを知ることができます。

 

また、各授業の成績が分かれば物事に真面目に取り組む性格かどうかの判断材料にもなります。

 

このように成績証明書は企業にとって有益となる情報が記載されておりますので、提出を求めるケースがあるということです。

 

まとめ

 

就職活動においては成績証明書の提出を求められる可能性があります。

 

まずは期限内での提出を心がけましょう。当然の話ですが、期限内の提出が基本です。

しかし、間に合わない場合も悲観する必要はありません。

 

間に合わないことがわかった段階でまずはメール送付です。

 

今回紹介した例文を参考に提出遅れに関するお詫び、理由、提出予定日が記載された内容のメールを作成してください。

 

メールの後はメールの確認漏れを防ぐために電話連絡もしてください。

 

電話もメールと同様の内容ですが、自分の言葉と声でお詫びを伝えましょう。

提出書類が遅れてしまうのは就活にとってプラスにはなりません。

 

しかし、大切なことは遅れた後のメールや電話などのフォロー対応です。

フォロー対応が万全であれば提出遅れのマイナスの影響をおさえることができます。

 

成績証明書の用意ができていない場合も焦らずに次の行動に移ることが大切です。

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