上司や同僚、取引先の人にメールを送るときは、正しい言葉遣いを心がけることが大切です。
そうすることで、相手に良い印象を与えることができます。
ただし、言葉が硬すぎたり、普段あまり使われない表現を多く使ってしまうと、メールの内容が不自然に感じられることがあります。
そのため、バランスを考えながら書くことが重要です。
特に、相手が大事な手術を控えているときなどは、成功を心から願う気持ちや、心温まる言葉を添えると、相手にとっても温かい気持ちになれるでしょう。
今回、手術を控えている方へのメールの書き方や、具体的な例文もご紹介します。これを参考に、相手に伝わるようなやさしいメールを書くことができると良いですね。
手術する人へのビジネスメールのマナーや送るタイミング
まずは手術する人へ送るビジネスメールのマナーや送るタイミングについてご紹介します。
マナー
手術を受けるという方に送るメールでは「とにかくまずは成功を祈る」という内容は必須です。
「無事に成功することを祈っております」という心からの気持ちと、それに加えて「落ち着いたらまた飲みに行きましょう」など未来の話を添えるのもいいでしょう。
そして「仕事のことは気にしないでください」という意味の言葉も一緒に送りましょう。
こちらのことは気にせず、「まずは自分の体のことだけを考えてください」と言われると安心して手術にのぞめます。
また「頑張って」や「絶対に大丈夫」という言葉は使うべきではありません。
病状次第では長引く入院生活の中でもう十分に頑張っているかもしれませんし、絶対という言葉は無責任に軽々しく使うものではありません。
さらに基本的なことですがネガティブな表現は避けましょう。
「もし治らなくても」なんて言葉は絶対に使ってはいけません。
タイミング
手術する人にビジネスメールを送るタイミングですが、手術の直前は避けるようにしましょう。
当日は朝から検査などで忙しいことが予想されますし、メールを読むような気持の余裕、時間の余裕がありません。
手術の日程が分かっているのであれば数日前に送るようにしましょう。
手術する人へのビジネスメールの書き方のポイント
挨拶は固すぎる言葉は避ける
メールの初めの挨拶は、感じがよくなるように工夫します。
固すぎる言葉は避けるように心がけましょう
誰から聞いたかを伝える
もし、手術の情報をどこかから聞いたのであれば、そのことを相手に伝えることで、相手も安心するでしょう。どこから情報を得たのかをはっきりと書くことが大切です。
固すぎず緩すぎずに書く
文章は、固すぎると不自然に感じることがあります。
でも、あまり緩く書くと礼儀が足りないようにも思われるかもしれません。
だから、ちょうど良いバランスで丁寧に書くことが求められます。
自分の言葉で書く
一般的な表現やフレーズばかりを使うのではなく、自分の気持ちや考えを自分の言葉で書くことで、メッセージが相手にもしっかりと伝わるでしょう。
手術する人にかける言葉で上司に伝える場合は?
手術をする人、特に上司への言葉の選び方について説明します。
上司に対しては失礼しないように、また適切な言葉を使いたいですよね。
手術は大きなことなので、心からの思いやりを伝えることが大切です。
しかし、その一方で、あまり深く入り込みすぎず、プライベートな部分を尊重する必要もあります。
何も言葉をかけないと、気にかけていないように思われるかもしれません。
それは避けたいですね。
しかし、言葉を選ぶのが難しい場合もあると思います。
そんな時は、シンプルで心からの気遣いを示す言葉を選ぶのがベストです。
そのような言葉は、相手の気持ちを傷つけることなく支えにもなります。
【例文】
「〇〇さん、手術を受けることになったと聞きました。
実は、この間も〇〇さんとお話ししたとき、何も感じさせない様子でいて、手術のことを知った時は、本当に驚いてしまいました。
私なら、心配や不安で顔に出てしまうと思うのですが、〇〇さんはいつも落ち着いていて、その姿にはいつも感心しています。
〇〇さんは私の憧れで、仕事をする上での大きな目標としています。
そんな〇〇さんには、早く元気になって戻ってきてほしいと心から願っています。
手術が無事に終わり、また一緒に働ける日を楽しみにしています！」
手術する上司に送るメールの例文
件名
お見舞い申し上げます
内容
このたびはご入院されたとお聞きしました。
これから手術を受けられるとのことですが、無事成功することをお祈りしております。
仕事の進捗状況など気がかりだとは思いますが、まずは治療に専念し、ご自身のお体を第一になさってください。
本来であればお見舞いに伺うべきですが、まずはメールにてお見舞い申し上げます。
手術する人にかける言葉で同僚に伝える場合は?
職場の同僚が手術をするとき、どんな言葉をかけたら良いのかのポイントを紹介します。
仲間として一緒に働く人に対しては気持ちを正直に伝えるのが大切です。
しかし、その言葉一つで相手の気持ちが変わることもあるので注意が必要です。
たとえば、「ゆっくり休んでください」と声をかけると、ありがたく思う人もいれば、「もしかして、私がいない方が楽なの？」と感じてしまう人もいるかもしれません。
また、「早く戻ってきてほしい」と言うと、感謝される人もいれば、「今こんなに具合が悪いのに、無理をしてはいけないのに」と思う人もいます。
だから、言葉選びは本当に大切。
その人の性格や今までの関わり方を思い出しながら、最も適切と思われる言葉を選ぶのが良いでしょう。
何より、本心からの思いやりと関心を持って接することが、一番の励ましになると思います。
【例文】
「〇〇さん、手術を受けることになったと聞きました。
あなたが一時的に会社を離れることは、私たちのチームにとって本当に大きな影響があると思います。
なぜなら、あなたの仕事ぶりや存在感は、多くの人たちにとってとても大切なものだからです。
でも、これまでの頑張りを見てきた私たちからすると、あなたがこんなに一生懸命に仕事をしている姿を見るたびに、もしかして無理をしているのではないかと心配していました。
今回の休みは、身体の声を聞き、しっかり休む良い機会なのかもしれません。
だから、この休みの間は、本当にゆっくりと身体を休めてください。
仕事のことは一切考えず、完全に元気になるまで休んでくださいね。
元気になったら、再び一緒に仕事を頑張る日を楽しみにしています！」
手術する同僚に送るメールの例文
次は同僚にメールを送る場合です。
件名
お見舞い申し上げます
内容
これから手術を受けるとのことですが、無事に成功することを祈っております。
仕事のことも気になるかとは思いますが、今は治療に専念してください。
手術が終わればまた一緒に働きましょう。退院したらみんなでおいしいものでも食べに行きましょう。
落ち着いたらまたお見舞いに伺います。
このような文面はいかがでしょうか。
上司よりはフランクに、手術の無事と手術後の未来について入れています。
また仕事の進捗などはあまり細かく伝えないほうがいいでしょう。
責任感のある人なら手術前に余計なことを気にしてしまうことになってしまいます。
手術する人にかける言葉で取引先やお客様に伝える場合は?
手術を予定している取引先の方やお客様への声掛けは、仕事の中でも独特の部分ですね。
どんな言葉を選べばいいのか、特にお客様の場合はとても悩む部分だと思います。
取引先の方やお客様の日常や私生活のことは、なかなか詳しくは知らないものです。
仕事を通じて見える姿だけが、その人の全てではありませんよね。
だからこそ、相手の感じることや考えることを100%理解するのは難しいことです。
そのため、声をかける時には、特定の事情や背景を想像して言葉を選ぶのではなく、一般的で優しく、誰からも受け入れられるような言葉を心がけることが大切です。
取引先の方やお客様は個人としてあなたと関わっているだけでなく、会社全体としての関係性も持っています。
だから、適切な言葉で声をかけることで、あなたと会社の信頼関係もより深まると思います。
過度に心配することなく、心からの気遣いと共感の言葉を伝えましょう。
【例文】
「〇〇様、先日はお店にお越しいただき、ありがとうございました。
その時に手術を控えていることを知らず、心からお詫び申し上げます。
手術はどんなものであれ、心配なことも多いと思います。
無事に手術が終わり、早く回復されることを心より願っています。
〇〇様がまた元気な姿でお店に来てくださる日を楽しみにしております。
何かお手伝いできることがあれば、お気軽にお知らせくださいね。」
手術する取引先の人やお客様に送るメールの例文
最後に紹介するのは取引先の人やお客様にメールを送る場合です。
件名
お見舞い申し上げます。
内容
お世話になっております○○会社の○○です。
この度は、○○様が手術を受けられると上司より聞き、とても驚いております。
手術が無事成功することを祈っております。また手術後に○○様とご一緒で出来ることを心よりお待ちしております。
いろいろとお気になさることも多いかと思いますが、まずはお体の回復を第一になさって下さい。
取り急ぎ、メールにてお見舞い申し上げます。
上司に送るメールと内容は似ていますね。
取引先の相手にはフランクに送るよりは固い文章で送るようにしましょう。
こちらもまた手術の無事と術後の未来の話を入れた文面になっていますね。
まとめ
今回は手術を受けることになった人に送るメールについていろいろとまとめてみました。
手術を受ける、ということは大小問わず心細くなるものです。
そんな時に無事を祈るメールが来るとありがたい気持ちになりますね。
ビジネスの関係と言えど心配する気持ちは一緒です。
失礼のないように自身の気持ちを素直に文章に落とし込んでみましょう。
大切なのは手術の無事を祈ること、仕事のことは触れないこと、そして手術が無事終わったあとのことに触れることです。
それではあなたの大切な人に、心からの励ましメールを送ってあげてください。
